Individuali verslo sistema ar paruošta programa (HubSpot, Pipedrive, monday): ką rinktis

Jei jūsų įmonės darbas yra gana standartinis (užklausos, pasiūlymai, klientų kontaktai ir užduotys), paruošta programa, tokia kaip HubSpot, Pipedrive ar monday.com, dažniausiai bus greitesnis ir pigesnis sprendimas. Individuali verslo sistema verta tada, kai darbai vyksta objektuose, dirba brigados, kiekvienas užsakymas turi savų etapų, o darbuotojams reikia paprasto įrankio telefone. Lemia ne funkcijų sąrašas, o tai, kaip iš tikrųjų dirba jūsų komanda.

Kuo skiriasi paruošta programa ir individuali sistema

Paruošta programa yra produktas, sukurtas tūkstančiams skirtingų įmonių. Gaunate tai, kas tinka daugumai: pardavimų etapus, kontaktų bazę, užduotis ir ataskaitas. Mokate mėnesinį mokestį, dažniausiai už kiekvieną vartotoją, ir pradedate naudotis beveik iš karto.

Individuali verslo sistema kuriama vienai įmonei. Joje yra tik tie langai, laukai ir veiksmai, kurių reikia jūsų darbui, o pavadinimai atitinka tuos, kuriuos jūsų komanda jau vartoja. Sistema priklauso jums, todėl ją galima keisti, kai keičiasi jūsų darbas.

Abu keliai turi pliusų ir minusų. Svarbiausia suprasti, kuris iš jų atitinka jūsų situaciją dabar, o ne kuris skamba moderniau.

Kada paruošta programa yra geresnis pasirinkimas

HubSpot, Pipedrive, monday.com ir panašūs įrankiai yra brandūs, gerai prižiūrimi ir tinka daugeliui įmonių. Rinkitės juos, jei:

• Jūsų pagrindinis procesas yra pardavimai. Jei svarbiausia sekti užklausas, pasiūlymus ir sandorius, Pipedrive ar HubSpot tai daro labai gerai.
• Komanda nedidelė ir dirba biure. Keli vadybininkai prie kompiuterio paruoštą programą įsisavina greitai.
• Sprendimo reikia jau šią savaitę. Paruoštą įrankį galima pradėti naudoti vos užsiregistravus.
• Dar nežinote, kaip turėtų atrodyti jūsų procesas. Paruošta programa padeda jį išsigryninti, o vėliau tampa aiškiau, ko trūksta.
• Jūsų darbas atitinka programos logiką. Jei pritaikymų beveik nereikia, mokėti už individualų kūrimą nėra prasmės.

Jei dar svarstote, ar tokia sistema jums apskritai reikalinga, verta perskaityti straipsnį apie tai, kada įmonei iš tikrųjų reikia CRM.

Kada verta rinktis individualią verslo sistemą

Individuali sistema pradeda atsipirkti, kai paruoštą programą tenka nuolat apeiti arba kai ji apima tik dalį darbo. Dažniausi ženklai:

• Darbas vyksta ne biure, o objektuose. Stogdengiai, langų montuotojai ar remonto brigados nedirba prie kompiuterio. Jiems reikia telefone matyti savo darbus, pažymėti, kas atlikta, ir įkelti nuotrauką, o ne naršyti po sudėtingą CRM sąsają.
• Kiekvienas užsakymas turi savo etapus. Langų montavimo įmonėje tai gali būti matavimas, pasiūlymas, avansas, gamybos užsakymas, montavimas, apdaila ir galutinis atsiskaitymas. Paruoštoje programoje tokią eigą dažnai tenka dėlioti iš kelių atskirų lentų.
• Naudojate kelias programas, kurios nesusikalba. Užklausos patenka į vieną vietą, darbai planuojami Excel lentelėje, o brigadoms viskas siunčiama per Messenger. Informacija dingsta tarp įrankių.
• Licencijos kainuoja vis daugiau. Kai mokama už kiekvieną vartotoją, o norite prijungti ir darbuotojus objektuose, mėnesinė sąskaita sparčiai auga.
• Darbuotojai nenaudoja įdiegtos programos. Jei sistema per sudėtinga, žmonės grįžta prie užrašų knygelės ir skambučių. Paprastesnė, tik jūsų darbui pritaikyta sistema dažnai šią problemą išsprendžia.

Tokiais atvejais individualios verslo sistemos kūrimas leidžia turėti vieną vietą, kurioje yra klientai, darbai, komanda ir apmokėjimai, sudėlioti taip, kaip dirba jūsų įmonė.

Praktinis pavyzdys: stogdengių įmonė

Įsivaizduokite stogdengių įmonę su keliomis brigadomis. Vadovas priima užklausas, važiuoja apžiūrėti objektų ir ruošia sąmatas. Brigados kiekvieną rytą turi žinoti, kur važiuoti, kokių medžiagų reikia ir ką pasakė klientas.

Paruoštoje CRM programoje vadovas galėtų sekti pasiūlymus, tačiau brigadoms ji mažai ką duoda: reikia paskyrų, slaptažodžių ir mokamų licencijų, o pati sąsaja kurta vadybininkams. Todėl informacija vis tiek keliauja telefonu ir žinutėmis.

Būtent tokiai situacijai skirta darbų sistema, kurią sukūrėme Kauno stogdengių įmonei Vybilda. Darbuotojai prisijungia iš telefono per vienkartinę SMS nuorodą, be slaptažodžių, sistema telefone veikia kaip programėlė, o komanda ir darbai yra vienoje vietoje.

Į ką atsižvelgti lyginant kainą

Paruoštos programos pradžia pigi, tačiau mokestis mokamas kas mėnesį tol, kol ja naudojatės, ir dažnai auga kartu su komanda. Prie jo prisideda papildomi moduliai, integracijos ir laikas, kurį darbuotojai praleidžia apeidami tai, kas jiems netinka.

Individuali sistema reikalauja didesnės pradinės investicijos, tačiau mokate už tai, ko jums iš tikrųjų reikia, ir sistema lieka jūsų. Taip pat reikia įvertinti priežiūrą ir tolesnius patobulinimus. Išsamiau apie tai rašome straipsnyje kiek kainuoja individuali verslo sistema.

Verta žinoti ir tai, kad individualus kūrimas pastaruoju metu tapo gerokai prieinamesnis. Dirbtinio intelekto įrankiai leidžia programuotojams sistemą sukurti greičiau, todėl toks sprendimas nebėra skirtas tik didelėms įmonėms.

Trečias kelias: paruošta programa ir individuali dalis kartu

Pasirinkimas nebūtinai yra „arba, arba“. Kai kurioms įmonėms geriausiai tinka derinys: pardavimai ir klientų kontaktai lieka Pipedrive ar HubSpot, o darbų vykdymas objektuose perkeliamas į atskirą, tik jūsų darbui sukurtą įrankį.

Pavyzdžiui, renovacijos įmonės vadybininkai toliau dirba su įprasta CRM, o kai sandoris laimimas, objektas automatiškai atsiranda darbų sistemoje. Ten brigadininkas mato adresą, darbų aprašymą ir terminus, įkelia nuotraukas ir pažymi atliktus etapus. Vadybininkams nereikia keisti įpročių, o brigadoms nereikia mokytis sudėtingos programos.

Toks kelias tinka, kai paruošta programa gerai atlieka vieną darbą, bet visiškai neapima kito. Tik svarbu iš anksto suplanuoti, kaip abi sistemos keisis duomenimis, kad ta pati informacija nebūtų vedama du kartus.

Kaip nuspręsti: penki klausimai

1. Kas naudosis sistema? Jei tik biuro darbuotojai, paruošta programa dažnai tinka. Jei ir darbuotojai objektuose, verta svarstyti individualų sprendimą.
2. Ar jūsų darbo eiga panaši į standartinį pardavimų procesą? Jei taip, rinkitės paruoštą įrankį. Jei turite daug savitų etapų, jį teks stipriai pritaikyti.
3. Kiek programų naudojate dabar? Jei tris ar keturias ir jos tarpusavyje nesusijusios, viena sistema gali sutaupyti daug laiko.
4. Kiek mokėsite per kelerius metus? Lyginkite ne pirmo mėnesio, o kelerių metų išlaidas su visomis licencijomis ir priedais.
5. Ar jau bandėte paruoštą programą? Jei bandėte ir ji neprigijo, verta išsiaiškinti kodėl. Dažnai priežastis yra ne žmonės, o netinkamas įrankis.

Blogo pasirinkimo nėra, jei jis remiasi jūsų realiu darbu. Mes patys DMNT naudojame savo sukurtą vidinę CRM sistemą pardavimams ir projektų vykdymui, su pardavimų etapais, užduotimis, projektų etapais ir apmokėjimų sekimu.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar galima pradėti nuo paruoštos programos ir vėliau pereiti prie individualios sistemos?

Taip, ir tai dažnai yra protingas kelias. Naudodamiesi paruošta programa geriau suprasite, ko jums trūksta. Klientų kontaktus ir užsakymų istoriją paprastai galima eksportuoti ir perkelti į naują sistemą.

Ar individuali sistema gali veikti kartu su HubSpot ar Pipedrive?

Gali. Kai kurios įmonės pardavimus palieka paruoštoje CRM, o darbų vykdymą objektuose perkelia į atskirą sistemą. Abi sistemas galima sujungti, kad duomenys keliautų automatiškai.

Ar individuali sistema tinka mažai įmonei?

Tinka, jei ji sprendžia konkrečią problemą. Mažai įmonei nereikia didelės sistemos: dažnai užtenka kelių gerai sudėliotų funkcijų, pavyzdžiui, darbų sąrašo brigadoms ir užsakymų būsenų.

Jei nesate tikri, kuris kelias tinka jūsų įmonei, papasakokite, kaip dirbate, ir kartu įvertinsime, ar užtenka paruoštos programos, ar verta kurti savo sistemą. Daugiau informacijos rasite puslapyje verslo sistemų kūrimas.