Darbų valdymo sistema: objektai ir brigados statybos įmonėje be Excel ir Messenger

Darbų valdymo sistema statybos įmonėje pakeičia Excel lenteles, užrašus ir Messenger grupes viena vieta, kurioje matyti visi objektai, kas juose dirba ir kokioje stadijoje yra darbai. Vadovas planuoja ir stebi darbus kompiuteryje ar telefone, o darbuotojai telefone mato savo užduotis ir pažymi, kas atlikta. Taip mažiau skambučių, mažiau pamirštų detalių ir aiškiau, kas už ką atsakingas.

Kodėl Excel ir Messenger nustoja veikti

Kol įmonėje yra viena brigada ir keli objektai, Excel lentelės ir bendros Messenger grupės dažnai visiškai pakanka. Problemos prasideda, kai įmonė auga.

• Informacija išsibarsto. Kliento adresas lentelėje, pastabos žinutėse, nuotraukos kieno nors telefone, sąmata el. pašte.
• Svarbios žinutės paskęsta. Messenger grupėje nurodymas, kad rytoj reikės kitų tvirtinimų, nuslenka žemyn tarp dešimčių kitų žinučių.
• Lentelė pasensta. Excel failas teisingas tik tol, kol kas nors jį atnaujina. Dažniausiai tai daro vadovas vakare, jau pavargęs.
• Nelieka istorijos. Po pusmečio klientas skambina dėl garantinio klausimo, o niekas nebeprisimena, kas tame objekte dirbo ir kas buvo daryta.
• Viskas laikosi ant vieno žmogaus. Jei vadovas suserga ar išvyksta, niekas kitas nemato viso vaizdo.

Kada Excel dar tinka, o kada jau stabdo įmonę, plačiau aptariame straipsnyje apie Excel verslo valdymui.

Ką turi daryti darbų valdymo sistema

Nesvarbu, ar renkatės paruoštą įrankį, ar kuriate sistemą pagal savo darbo eigą, ji turėtų apimti šias dalis.

Objektų sąrašas su būsenomis

Kiekvienas objektas turi savo kortelę: adresą, klientą, darbų aprašymą, terminus ir dabartinę būseną. Vadovas vienu žvilgsniu mato, kurie objektai laukia pradžios, kurie vyksta, o kurie jau baigti.

Darbų paskirstymas brigadoms

Vadovas priskiria objektą ar užduotį konkrečiam darbuotojui ar brigadai. Darbuotojas tai iš karto mato savo telefone, todėl nebereikia kas vakarą visiems skambinti.

Paprastas vaizdas darbuotojui telefone

Darbuotojui nereikia matyti visos sistemos. Jam reikia savo šios dienos darbų, adreso su nuoroda į žemėlapį, kliento kontakto ir pastabų. Kuo paprasčiau, tuo didesnė tikimybė, kad sistema bus naudojama.

Nuotraukos ir pastabos iš objekto

Darbuotojas įkelia nuotraukas prieš darbus ir po jų, užrašo pastabas, pavyzdžiui, kad rasta supuvusi gegnė ar reikia papildomų medžiagų. Viskas lieka prie objekto, o ne pokalbių programoje.

Kalendorius ir planavimas

Matydami visų brigadų užimtumą, galite realiau pažadėti klientui darbų pradžią ir išvengti situacijų, kai dvi brigados suplanuotos tam pačiam laikui arba viena dviem objektams vienu metu.

Vadovo apžvalga

Vadovui svarbu matyti, kas vėluoja, kur trūksta informacijos ir kurie objektai baigti, bet dar neapmokėti. Tai leidžia reaguoti anksčiau, o ne tada, kai problema jau išaugo.

Kaip atrodo darbo diena su sistema

Paimkime remonto įmonę su trimis brigadomis. Be sistemos vadovas vakare rašo kiekvienai brigadai žinutes, ryte atsakinėja į skambučius „koks ten adresas“, o dienos pabaigoje bando išsiaiškinti, kas kur buvo padaryta.

Su darbų valdymo sistema vadovas darbus suplanuoja iš anksto. Ryte kiekvienas darbuotojas telefone atsidaro savo darbų sąrašą, mato adresą ir pastabas. Per dieną įkelia nuotraukas, o baigęs pažymi, kad darbas atliktas. Vadovas tuo metu mato visų objektų būsenas ir gali skirti laiko naujiems klientams, o ne vien koordinavimui.

Svarbu ir tai, kas vyksta po darbų. Kai brigada pažymi, kad objektas baigtas, vadovas iš karto tai mato ir gali išrašyti sąskaitą, užuot laukęs savaitės pabaigos ar priminimo iš darbuotojo. Nuotraukos ir pastabos lieka prie objekto, todėl jas lengva rasti ir po kelių mėnesių.

Tas pats principas tinka valymo įmonei, langų montuotojams ar kitoms paslaugų įmonėms, kurių darbuotojai dirba pas klientus.

Ką laimi vadovas, darbuotojai ir klientai

Vadovas

Mažiau laiko praleidžiama koordinuojant telefonu ir rašant žinutes. Visas vaizdas yra vienoje vietoje, todėl lengviau planuoti savaitę, matyti vėluojančius objektus ir laiku išrašyti sąskaitas. Jei vadovas kurį laiką nedirba, kitas žmogus gali perimti darbą, nes informacija nėra vien jo galvoje ar telefone.

Darbuotojai

Darbuotojams nebereikia kas rytą skambinti ir klausti, kur važiuoti ar ką pasakė klientas. Jie mato savo darbus, adresą ir pastabas, o atlikę darbą tiesiog jį pažymi. Mažiau nesusipratimų reiškia mažiau grįžimų į objektą dėl pamirštų detalių.

Klientai

Kai įmonė aiškiai žino, kada brigada laisva ir kokioje stadijoje yra darbai, klientui galima pateikti tikslesnę informaciją. Nuotraukos prieš darbus ir po jų bei užfiksuotos pastabos padeda, jei vėliau kyla klausimų dėl atliktų darbų.

Pavyzdys: stogdengių įmonės darbų sistema

Kaip tai gali atrodyti praktiškai, rodo darbų sistema, kurią sukūrėme Kauno stogdengių įmonei Vybilda. Darbuotojai prisijungia iš telefono per vienkartinę SMS nuorodą, todėl nereikia prisiminti slaptažodžių. Sistema telefone veikia kaip programėlė, o komanda ir darbai yra vienoje vietoje.

Kaip pereiti nuo Excel be chaoso

1. Užrašykite, kaip dirbate dabar. Kokie yra etapai, kas už ką atsakingas, kokią informaciją perduodate brigadoms.
2. Išskirkite didžiausią problemą. Gal tai rytiniai skambučiai, gal pamirštos nuotraukos, gal neaišku, kas apmokėta. Nuo jos ir pradėkite.
3. Sutvarkykite esamus duomenis. Objektų ir klientų lentelę verta išvalyti prieš perkeliant ją į naują sistemą.
4. Įtraukite brigadininkus. Parodykite jiems sistemą anksti ir paklauskite, kas nepatogu.
5. Pereikite aiškiai nuo konkrečios dienos. Jei dalis darbų lieka Excel, o dalis sistemoje, niekas nebežino, kur tikroji informacija. Nuo pasirinktos dienos nauji objektai vedami tik sistemoje.

Paruoštas įrankis ar sistema pagal jūsų darbą

Yra paruoštų darbų valdymo įrankių, ir kai kurioms įmonėms jie puikiai tinka. Jei jūsų darbas paprastas ir standartinis, verta juos išbandyti.

Rinkdamiesi paruoštą įrankį, patikrinkite kelis dalykus: ar jis patogus telefone, ar darbuotojai gali prisijungti be sudėtingos registracijos, ar galima susikurti savo darbų etapus ir kiek kainuos licencijos visai komandai, įskaitant darbuotojus objektuose.

Jei paruoštas įrankis neatitinka jūsų etapų, darbuotojams yra per sudėtingas arba licencijos visai komandai kainuoja per daug, verta svarstyti sistemą, sukurtą pagal jūsų įmonės darbą. Tada brigadoms lieka tik tai, ko joms reikia, o vadovas mato visą vaizdą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar darbuotojams reikės diegti programėlę?

Nebūtinai. Sistema gali veikti telefono naršyklėje ir būti pridėta prie pagrindinio ekrano. Tada darbuotojui ji atrodo ir veikia kaip programėlė, o ieškoti jos programėlių parduotuvėje nereikia.

Ką daryti, jei dalis darbuotojų nenori naudotis telefonu?

Kuo paprastesnė sistema, tuo lengviau ją priima. Darbuotojui turi užtekti kelių veiksmų: pamatyti darbą, įkelti nuotrauką, pažymėti, kad atlikta. Prisijungimas be slaptažodžio taip pat sumažina kliūtis.

Ar darbų valdymo sistemą galima sujungti su CRM?

Taip. Kai užsakymas laimėtas, jis gali automatiškai tapti objektu darbų sistemoje. Ką turėtų apimti pardavimų dalis, aptariame straipsnyje apie CRM statybos įmonei.

Jei norite, kad objektai, brigados ir darbai būtų vienoje vietoje, papasakokite, kaip dirba jūsų komanda, ir kartu aptarsime tinkamą sprendimą. Daugiau informacijos rasite puslapyje verslo sistemų kūrimas.