Verslo procesų automatizavimas: 7 procesai, nuo kurių mažai įmonei verta pradėti

Mažai įmonei verslo procesų automatizavimą verta pradėti ne nuo sudėtingiausių dalykų, o nuo pasikartojančių darbų, kurie kasdien atima laiko ir dažniausiai sukelia klaidų. Paprastai tai yra užklausų surinkimas, pasiūlymų rengimas, darbų paskirstymas, priminimai, atliktų darbų fiksavimas, mokėjimų sekimas ir ataskaitos. Kai šie septyni procesai sutvarkyti, vadovas mažiau laiko praleidžia telefonu ir daugiau darbui, kuris neša pinigus.

Žemiau aptariame kiekvieną procesą su pavyzdžiais iš statybų, remonto ir paslaugų verslo, taip pat tai, kaip pasirinkti tarp paruoštų įrankių ir verslo sistemos, sukurtos pagal jūsų procesą.

Kaip atpažinti procesą, kurį verta automatizuoti

Ne kiekvieną darbą verta automatizuoti. Geras kandidatas dažniausiai atitinka bent kelis iš šių požymių:

• jis kartojasi kasdien ar kas savaitę;
• ta pati informacija perrašoma kelis kartus: iš telefono į sąsiuvinį, iš sąsiuvinio į lentelę, iš lentelės į sąskaitą;
• jis priklauso nuo vieno žmogaus atminties;
• klaida jame tiesiogiai kainuoja pinigus arba klientų pasitikėjimą.

Jei procesas vyksta kartą per ketvirtį ir užtrunka pusvalandį, jo automatizavimas greičiausiai neatsipirks. Pradėkite ten, kur skauda labiausiai.

1. Užklausų surinkimas į vieną vietą

Stogdengių ar langų montuotojų įmonėje užklausos ateina iš visur: skambučiai, svetainės forma, „Facebook“ žinutės, el. paštas, rekomendacijos. Kai jos lieka skirtinguose telefonuose ir pašto dėžutėse, dalis jų tiesiog pasimeta.

Automatizavus visos užklausos patenka į vieną sąrašą su aiškiu statusu: nauja, susisiekta, laukia apžiūros, pateiktas pasiūlymas. Svetainės forma gali užklausą sukurti automatiškai, o atsakingas žmogus iškart gauna pranešimą. Jei užklausų daug ir jų sekimas tampa atskiru darbu, verta pasvarstyti, ar jums jau reikia CRM sistemos.

2. Komercinių pasiūlymų ir sąmatų rengimas

Daugelis remonto įmonių pasiūlymus rašo kaskart nuo nulio arba kopijuoja seną dokumentą ir rankiniu būdu keičia kainas. Taip atsiranda klaidų: lieka ankstesnio kliento vardas, įrašoma neteisinga suma ar pamirštamas PVM.

Paprasčiausias automatizavimas yra šablonas, kuris pats užpildo kliento duomenis, darbų sąrašą ir kainas iš jūsų kainyno. Pažangesnis variantas yra sistema, kuri apskaičiuoja sąmatą pagal įvestus kiekius, pavyzdžiui, stogo plotą ar langų skaičių, ir sugeneruoja dokumentą, paruoštą siųsti klientui.

3. Darbų paskirstymas komandai

Kai vadovas kiekvieną vakarą skambina brigadoms ir aiškina, kas rytoj kur važiuoja, tai užima daug laiko ir sukelia nesusipratimų. Darbuotojas pamiršta adresą, nežino, kokias medžiagas pasiimti, arba atvyksta ne tą dieną.

Automatizuotas darbų paskirstymas reiškia, kad kiekvienas darbuotojas savo telefone mato savo darbus, adresus, kontaktus ir pastabas. Pavyzdžiui, darbų sistema, kurią sukūrėme Kauno stogdengių įmonei Vybilda, telefone veikia kaip programėlė: darbuotojai prisijungia vienkartine SMS nuoroda be slaptažodžių, o komanda ir darbai yra vienoje vietoje.

4. Priminimai klientams ir darbuotojams

Priminimai atrodo smulkmena, bet būtent jie dažnai lemia, ar klientas pasirinks jus. Klientas, kuriam išsiuntėte pasiūlymą, po savaitės dažnai dar nėra apsisprendęs, o užsakymą neretai gauna tas, kas pirmas mandagiai primena apie save.

Ką galima automatizuoti:

• priminimą sau ar vadybininkui susisiekti dėl pateikto pasiūlymo;
• SMS ar el. laišką klientui dieną prieš atvykstant brigadai;
• priminimą valymo įmonės klientui apie periodinį valymą;
• priminimą darbuotojui įkelti atlikto darbo nuotraukas.

5. Atliktų darbų ir darbo laiko fiksavimas

Kai brigada darbo pabaigą praneša skambučiu, o valandos surašomos ant popieriaus lapo, mėnesio pabaigoje sunku suprasti, kiek iš tikrųjų užtruko konkretus objektas. Be šios informacijos sunku teisingai įkainoti kitus panašius darbus.

Paprastas sprendimas: darbuotojas telefone pažymi, kad darbas pradėtas ir baigtas, įkelia nuotraukų prieš darbus ir po jų, prireikus parašo pastabą. Vadovas mato aktualų vaizdą, o klientui galima aiškiai parodyti, kas buvo padaryta.

6. Sąskaitos ir mokėjimų sekimas

Laiku neapmokėtos sąskaitos yra viena dažniausių mažų įmonių problemų. Dažnai ne todėl, kad klientai nenori mokėti, o todėl, kad niekas laiku nepriminė.

Automatizuoti galima kelis žingsnius: baigus darbą sukurti sąskaitos juodraštį su teisingais duomenimis, matyti, kurios sąskaitos apmokėtos, o kurios vėluoja, ir laiku išsiųsti priminimą. Jei naudojate apskaitos programą, dažnai verta ją susieti su savo sistema, kad tų pačių duomenų nereikėtų vesti du kartus.

7. Savaitės ar mėnesio ataskaitos vadovui

Jei norint atsakyti į klausimą „kiek darbų šį mėnesį baigėme ir kiek pinigų dar laukiame?“ reikia valandos ir kelių lentelių, ataskaitas verta automatizuoti. Kai duomenys jau kaupiami vienoje vietoje, ataskaita susidaro savaime: užklausų skaičius, pateikti ir priimti pasiūlymai, baigti darbai, laukiantys mokėjimai.

Svarbiausia, kad ataskaita rodytų tai, pagal ką iš tikrųjų priimate sprendimus, o ne viską, ką įmanoma suskaičiuoti.

Paruošti įrankiai ar individuali sistema?

Daugeliui mažų įmonių pradžiai visiškai pakanka paruoštų įrankių. „Pipedrive“ ar „HubSpot“ gerai tvarko pardavimus, „monday.com“ užduotis, „Google Sheets“ su formomis paprastą duomenų rinkimą, o integracijų įrankiai, pavyzdžiui, „Zapier“, gali sujungti kelias programas. Jei jūsų procesas standartinis, tai dažnai greičiausias ir pigiausias kelias.

Individuali sistema prasminga tada, kai:

• naudojate kelis įrankius, kurie tarpusavyje nesusikalba, ir duomenis perkeliate rankomis;
• jūsų procesas specifinis, pavyzdžiui, apžiūra, matavimai, sąmata, brigados paskyrimas ir avansas turi vykti tam tikra tvarka;
• darbuotojams lauke reikia labai paprasto įrankio telefone, be nereikalingų funkcijų;
• už kelias prenumeratas mokate vis daugiau, o naudojate tik nedidelę jų dalį.

Plačiau šį pasirinkimą aptariame straipsnyje individuali sistema ar paruošta programa. DMNT pati naudoja savo sukurtą vidinę CRM sistemą pardavimams ir projektų vykdymui: joje yra pardavimų etapai, užduotys, projektų etapai ir mokėjimų sekimas. Todėl iš savo kasdienio darbo žinome, kad sistema naudinga tik tada, kai atitinka realią darbo eigą.

Nuo ko pradėti praktiškai

1. Stebėkite vieną savaitę. Kiekvieną kartą, kai ką nors perrašote, ieškote ar kam nors skambinate pasitikslinti, pasižymėkite.
2. Išsirinkite vieną ar du procesus. Tuos, kurie atima daugiausia laiko arba kuriuose klaidos kainuoja brangiausiai.
3. Aprašykite, kaip procesas vyksta dabar. Kas ką daro, kokia tvarka ir kokią informaciją kas gauna.
4. Pradėkite nuo paprasto sprendimo. Pirma versija neturi būti tobula. Svarbu, kad komanda ja realiai naudotųsi.
5. Plėskite palaipsniui. Kai vienas procesas veikia, pridėkite kitą.

Toks nuoseklus kelias padeda išvengti situacijos, kai įmonė investuoja į didelę sistemą, o komanda ir toliau dirba senuoju būdu.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar verslo procesų automatizavimas tinka labai mažai įmonei?

Taip, jei turite pasikartojančių darbų. Net kelių žmonių įmonėje automatiniai priminimai, vienas užklausų sąrašas ir darbų matomumas telefone gali sutaupyti daug laiko. Svarbu pradėti nuo vieno konkretaus proceso, o ne nuo didelės sistemos.

Ar reikia keisti visus dabartinius įrankius?

Nebūtinai. Dažnai užtenka susieti tai, ką jau naudojate, arba pakeisti tik tą dalį, kuri labiausiai stabdo darbą. Jei kuris nors įrankis jums gerai tarnauja, jį verta palikti.

Ar darbuotojai priims naują sistemą?

Dažniausiai priima, jei sistema yra paprastesnė už tai, kaip jie dirba dabar. Todėl darbuotojams lauke skirta dalis turi būti minimali: keli mygtukai, aiškus darbų sąrašas ir patogus prisijungimas telefonu.

Jei norite aptarti, kuriuos jūsų įmonės procesus verta automatizuoti pirmiausia, susipažinkite su mūsų verslo sistemų kūrimo paslauga ir parašykite mums. Pradėsime nuo pokalbio apie tai, kaip dirbate dabar.